为了适应河南科技大学档案工作日益发展的需要，与全国高等学校的档案实体分类相统一，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，充分发挥学校档案的作用，更好地为学校工作和社会服务，特编制本办法。
1、本办法的编制，是以原国家教委颁布实施的《高等学校档案实体分类法》和国家教育部、国家档案局联合下发的27号令《高等学校档案管理办法》为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，引入档案系统理论的观点和现代管理方法，结合我校档案工作的实际而编制。
2、充分反映学校档案的形成规律、内容和特点。类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
3、类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。充分考虑到学校档案反映事物的本质属性和非本质属性的不同，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。在类目设置、序列编排、上架检索等方面有较多的自由度，留有较大的余地。
编制说明是本办法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号等若干重要问题的说明。
一级类目是学校档案实体分类的最高层位。参照《高等学校档案实体分类法》，结合河南科技大学现有档案门类和发展需要，确定为十五个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下:
学校行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务、出版部门除外）工作中形成的文件材料。
学校在科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
学校产业部门、企业、集团和有关单位在产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
学校在仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
学校在出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
学校在外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
学校在各项活动中的照片、录音、光盘等各种非纸质材料及相应的文件材料。
学校在公务活动中受赠的有纪念意义的礼品。党和国家领导人以及重要来宾来学校视察、访问时题写或赠送的字画。学校教职工创作获省、市级以上的书画作品。学校各部门或个人学术研究和其他各种活动中获得省、市级以上的获奖证书、证章、奖杯和其它具有重要意义的实物。
学校历任校级领导干部、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和学术研究中形成的文件材料。
学校教职工的主要经历、政治面貌、品德作风、业务能力、学识水平、工作业绩。
学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等个人情况的文件材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如:“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。依《高等学校档案实体分类法》二级类目设置原则，河南科技大学十五类档案均设置二级类目。
二级类目的标识，采用双位制。如:综合为“11”，其余二级类目依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
根据《高等学校档案实体分类法》，在二级类目设置原则、范围、方法的基础上，河南科技大学部分档案二级类目下设置三级类目，其标识方法、符号与二级类目相同。
从维护档案的整体性和方便查找考虑，根据《高等学校档案实体分类法》的原则和河南科技大学的具体情况，排架可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可按永久、长期、短期顺序排列。
档案排架按年度—— 一级类目横向排列。将来对档案鉴定时，只需把该销毁的部分清理出来即可，既方便插卷、调整扩展的余地，又不缺号空档。
声像载体档案按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的互见号。
根据《高等学校档案实体分类法》，结合河南科技大学档案产生的领域和范畴，其十五类主表如下：
教职工代表大会、工会会员代表大会、妇女工作、计划生育、“三育人”材料入此。
校园精神文明创建活动、学生社团、社会实践、科技创新、青年志愿者材料入此。
学校评估、校史和院、系、所等单位综合材料及学校名义联合办学的协议、合同等材料入此。
注：根据学校现行情况，二级类目博士研究生、硕士研究生、全日制本专科、成人教育均设置三级类目：
学生表彰、违纪处分材料、学生思想政治教育、大学生心理健康教育、学生资助管理工作材料入此。
外国留学生工作材料入WSl5，国际合作与会议材料入WSl4。
[12] 按人物姓名设置类目
中央组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字【2012】28号）
根据《高等学校档案实体分类法》和档案形成的时间、来源以及河南科技大学的具体现状，其档案全宗分别为：洛阳工学院、洛阳高等医学专科学校、洛阳农业高等专科学校、河南科技大学、河南科技大学第一、二、三附属医院。全宗号由两位阿拉伯数字组成。
档号是存取档案的代号，排架的依据，必须符合唯一性、稳定性、合理性的要求，必须充分反映学校档案的分类体系和物理位置，并能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
1、档号结构由全宗号、年度号、分类号、保管期限、案卷号或件号五部分组成。
全宗号采用阿拉伯数字表示的双位制标识方法：01、02、03……。
分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成。如部分扩展到三级类目时，还应包括三级类目代号。比如:“党委会议记录”的分类号为“DQll”；“全日制本科生学籍管理材料”的分类号为“JX1414” 。
保管期限为永久、定期两种，定期又分为30年和10年。
案卷号或件号是分类号中最下位类的顺序号，按自然流水号（1、2、……、n）编制。党群、行政、教学、外事及其它门类综合管理性文件以件为单位编顺序号，科研、产品与科技开发、基建、仪器设备、出版以卷为单位编顺序号。
3、档号标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限、案卷号、件号之间，用连接符号“—”连结。
| | | |—————————————- 基建类档案二级类目代号
| | |—————————————－— 基建类档案一级类目代号
| |——————————————————— 年度号
|——————————————————————— 全宗号
1、党群、行政类二级类目按学校主要工作设置。件号为二级类目流水号，年度采用自然年度。
如：河南科技大学党群纪检2011年度，保管期限为永久，第2件档案，其档号为：
| | | |————————— 党群类纪检二级类目代号
| | |——————————- 党群类档案一级类目代号
2、教学类二级类目按教学层次设置，并按教学环节扩展至三级类目。件号分别为二级类目或三级类目流水号。教学管理活动中形成的文件采用自然年度，其余可采用教学年度。招生档案材料的年度号采用招生年度，学籍表、学位、毕业生档案材料的年度号采用毕业年度。
例如:河南科技大学2011年毕业的全日制本科生，内容是学籍管理、保管期限为永久的第23件的档案，可标识为:04—2011—JXl414—永久—23。
3、科研类二级类目按学科门类设置，并按科研项目扩展至三级类目。案卷号为三级类目的流水号。综合管理性文件材料的年度号采用文件材料形成或主要内容针对的自然年度。
4、产品类二级类目按项目设置，案卷号为二级类目的流水号。综合管理性文件材料的年度号采用文件材料形成或主要内容针对的自然年度，产品与科技开发项目的年度号采用鉴定或投产的年度。
5、基建类二级类目按单项工程项目设置，案卷号为二级类目的流水号。综合管理性文件材料的年度号采用文件材料形成或主要内容针对的自然年度，基建项目的年度号采用竣工年度。
6、仪器设备类二级类目按仪器设备项目设置，案卷号为二级类目的流水号。综合管理性文件材料的年度号采用文件材料形成或主要内容针对的自然年度，仪器设备的年度号采用校级验收设备的年度。
7、出版类案卷号为二级类目的流水号。综合性文件材料的年度号采用自然年度，出版物采用出版年度。
刊物按实际种类扩展为三级类目。学报自科版为CB1312，社科版为CB1313，医学版为CB1315，高教研究为CB1316。
8、外事类案卷号为二级类目的流水号。年度号采用文件材料形成或主要内容针对的自然年度。
9、财会类案卷号为二级类目的流水号。年度号采用文件材料形成或主要内容针对的自然年度。
10、声像类档案保管单位依不同载体而定，保管单位为二级类目的流水号。年度号采用声像材料形成或主要内容针对的自然年度。
保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
全宗号 + 年度号 + 声像档案代号（SX） + 载体代号（代码） + 保管单位号
例如:某上级领导同志20××年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标引为:
11、实物档案保管单位为二级类目的的流水号。年度号采用实物形成或接受的自然年度。
12、人物档案二级类目按人物姓名设置，保管单位为二级类目的的流水号。
