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河南科技大学文件材料整理归档细则(征求意见稿)
2014-05-28 15:44 档案馆 

河南科技大学文件材料整理归档细则

( 征 求 意 见 稿 )

第一章

第一条为规范我校文件材料归档、整理程序,提高归档案卷质量,根据《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)、《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000)及《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,制定本细则。

第二条我校实行文书处理部门和档案材料形成部门立卷归档制度(简称部门立卷归档制度),校属各处级建制的单位和学校因工作需要成立的临时性机构均为立卷归档部门。各单位应确定专(兼)职档案工作人员,具体负责本部门分管档案的收集、整理、立卷、归档工作。

第三条 学校部门立卷归档工作,是指校属各处级单位将办理完毕的、具有查考和保存价值的,应作为档案保存的各种文件材料按照立卷归档的有关要求,规范整理后,定期移交到档案馆或档案分室的工作。

第四条凡属应归档的文件材料,任何单位和个人不得以任何理由将公务活动中形成的应归档文件材料据为已有。

第五条 档案馆应加强对各单位立卷归档工作的指导、检查和督促,保证归档案卷的质量。

第二章 立卷整理分工

第六条全校性、综合性的文件材料,由学校党委办公室、校长办公室(以下简称党办、校办)负责立卷归档。其他党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等门类的文件材料,由形成材料的部门负责立卷归档。

第七条上级党政机关对我校来文,由党办和校办作为主要责任单位整理归档。上级来文批转有关部门办理的,可以由办理单位把上级来文与办理好的材料,一并立卷归档,也可以办理完毕后退回党办、校办,由党办、校办负责统一办理归档手续。党办和校办对上级来文的归档工作负主办责任和督查督办责任。

上级业务主管部门对校内部门的来文,由相关职能部门负责整理归档。

第八条以党委、学校名义的发文,由党办、校办分别整理归档;以部门名义的发文,由发文部门整理归档。

第九条校内各单位向党委、学校的重要请示报告及相应的批复、批转的文件,由党办和校办分别整理归档。

第十条全校各单位作废的党委、行政等印章,由党办、校办分别整理归档。

第十一条党委和学校召开的代表大会、常委会、办公会、大型活动会议等所形成的材料,由党办、校办分别立卷归档。学校职能部门承办的,以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的文件材料,由主办单位负责立卷归档。

第十二条校职能管理部门要根据职责分工归口负责相应门类专业档案(教学、科研、基建、设备、外事、财会档案等)的立卷归档工作。本专科教学类档案由教务处归口负责,研究生教学类档案由研究生处归口负责,成人教育教学类档案由继续教育学院归口负责;科研类档案由科技处和社科处归口负责,基建类档案由基建处归口负责,设备类档案由国有资产管理处归口负责,外事类档案由外事处归口负责,财会类档案由财务处归口负责。

第十三条两个以上部门共同办理的文件材料,由主办部门负责整理归档,非主办部门提供相关材料。

第十四条各临时机构、撤销机构形成的归档文件材料,应于机构撤销前做好整理归档工作,任何个人不得擅自带走或销毁。

第十五条其他档案材料的整理归档,按单位职责和《河南科技大学各类档案归档范围和保管期限表》的单位分工整理归档。

第三章归档范围

第十六条应归档的文件材料主要包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物类档案。各单位归档的文件材料须做到纸质版与电子版同步归档,具体归档范围参见《河南科技大学各类档案归档范围和保管期限表》。

第十七条不归档的文件材料(若需要,可作为资料暂存)

1.上级机关普发供参阅,不需办理的文件材料;

2.上级机关发来供工作参考、不需贯彻执行的抄件;

3.上级机关征求意见未定稿的文件;

4.重份文件;

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

8.领导未签注批办意见的一般性来信材料;

9.学校内部互相抄送的文件材料;

10.本校领导兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

11.为参考目的从各个方面收集的文件材料;

12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

13.未生效的合同、协议、单据。

第四章归档文件材料的质量要求

第十八条 归档的文件材料必须准确、真实、系统、完整。

第十九条立卷应按照问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,能准确全面地反映学校真实面貌和部门的主要职能活动的原则。

第二十条归档文件材料用纸规格要求统一,一律采用国际标准A4型,图纸按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

第二十一条归档的文件材料手工书写部分应使用不褪色的碳素(蓝黑)墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、复写纸等易褪色材料书写或制作;

第二十二条归档文件材料应归原件。若不能归原件,要写明原因并办理审批手续,方可归复印件,复印件上必须加盖归档单位公章。

第二十三条 归档的红头文件应符合文件制作要求,标题、落款、形成时间、签发、盖章等手续必须齐全完整。

第二十四条非红头文件的封皮题名应简明确切,体式一致,布局美观。一般包括主要责任者、内容、文种三部分组成,写在卷首,不超过50字。责任者必须用全称或通用规范性简称,涉及学院名称的应填写全称,不可简称。如“河南科技大学动物科技学院2011届动物医学专升本111班成绩单”。

第二十五条 案卷封面一般用250克以上较厚实的牛皮纸质(全封闭制式)。

第二十六条 归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹、声像清晰,预留装订线位置。对已破损的文件须进行粘贴修补,易褪色的同时应归档复印件。

第二十七条归档材料卷内有统一计算机打印连续页号的不需重编页码,无页码的要用铅笔手工编制页号,正面编在文件的右下角,反面编在文件的左下角。

二十八归档文件材料中如果有涉密材料,不能与非密文件材料混在一起,应单独组卷,填写目录。

第二十九条归档文件质量的其他具体要求,详见归档文件材料整理具体方法(见附件)

第五章归档移交流程

第三十条整理人组件或立卷人立卷后,先交单位兼职档案员审查把关,填写移交目录,再将移交目录、卷内目录或归档文件目录、卷内备考表发送给档案馆审查指导,待档案馆对目录格式审查合格后,由归档单位打印纸质移交目录一式两份,卷内目录或归档文件目录一式叁份,协商确认档案移交接收时间。

第三十一条涉密文件材料单独填写移交目录,与档案馆或档案分室涉密人员联系归档事宜。涉密文件材料归档时应将定密审批材料一并移交归档。

第三十二条完善移交手续。各部门的兼职档案工作人员向档案馆移交档案时,双方凭移交目录及卷内目录或归档文件目录进行仔细清点。档案馆按照归档要求、整理方法对文件材料归档质量进行审核,不符合规定要求的,移交人要在期限内改正补交。档案馆验收合格后办理交接手续。移交目录确认签字后,交接双方各保存一份,移交目录电子版发送档案馆邮箱或通过办公OA专用流程发送至档案馆。

第三十三条档案材料归档实行纸质版与电子版“双套制”同步归档制度。与纸质档案材料配套的电子文件移交,要求交光盘一式三套。电子流程文件年度归档时,需打印出纸质发文签、收文签和文件正文,均需加盖主办或承办单位的公章,公章盖在材料左上角。

第六章

第三十四条本细则自发布之日起施行,由学校档案馆负责解释。若本细则与国家有关规定有冲突时,以国家有关规定为准。

附件: 归档文件材料具体整理方法

第一条整理的定义是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录等组成有序体系的过程。

第二条专业档案以“卷”为单位进行整理;文书档案及专业档案综合类一般以“件”为单位进行整理。

第三条以件为单位整理步骤

(一)“件”的确定

1.以“件”为单位文书档案整理的依据是国家档案局2006年12月发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

2.以“件”为单位档案整理的适应范围:

①文书档案按“件”整理。

②党群、行政、教学、出版、外事、科技综合等类归档文件材料按“件”整理,

③声像、电子、实物档案按“件”整理,电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

3.一般以一份文件为一件;

4.文件正本与定稿为一件;

5.正文与附件为一件;

6.转发文与被转发文为一件;

7.同一问题的请示与批复、报告与批示、函与复函等在同一年度为一件;

8.报表、名册、图表等按其本来的装订方式,一本(册)为一件;

9.教学类档案如成绩单以班级(册)为一件。

(二)件内文件排列顺序

1.正本在前,定稿在后;

2.正文在前,附件在后;

3.转发件在前,被转发件在后;

4.请示与批复作为一件时,批复在前,请示在后;

5.文件处理单的放置位置,收文单置于相关文件正文之前;发文单置于相关文件正文之后。

(三)编页号

每件文件材料分别编写页号,凡是有文字的页面均须编写页号,位置在非装订线一侧下角(正面的右下角,背面的左下角),每一件均从“1”开始编写页码。

(四)填写归档文件目录

归档文件目录应逐件编目,项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

1.件号:文件的顺序号;

2.责任者:文件的发文机关或署名者;

3.文号:文件的发文字号;

4.题名:文件标题,没有标题或标题不能概括文件全部内容的,应自拟标题,外加“[ ]”号;

5.日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20080325;

6.页数:每一件归档文件的页数,文件中有图文的页面为一页;

7.备注:注释文件需说明的情况。

(五)填写备考表

以“件”为单位的,每盒归档文件应填写备考表。备考表设置项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

1.盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.整理人:由负责整理档案的工作人员签名;

3.检查人:由档案馆负责检查档案质量的工作人员签名;

4.日期:归档文件整理完毕的日期。

第四条以卷为单位整理步骤

(一)“卷”的确定

1.以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》。

2.以“案卷”为单位档案整理的适应范围:

①各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

②科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

3.基建项目材料:按基建项目组卷,根据材料的数量,一项一卷或一项数卷;

4.仪器设备材料:按仪器设备名称组卷,一项一卷或一项数卷;

(二)卷内文件排列顺序

根据各类别的行业标准,按自然形成规律进行排列。同时要求:正本在前,定稿在后(重要文件的历次修改稿依次排列);正文在前,附件在后;批复批示在前,请示报告在后;转发件在前,被转发件在后;文字说明在前,图纸在后。

(三)编页号

成卷装订的文件材料,凡是有文字的页面均须编写页号,位置在非装订线一侧下角(正面的右下角,背面的左下角),每一卷均从“1”开始,卷的厚度一般不超过200页。

(四)填写卷内文件目录

卷内文件目录位于卷内文件之前,项目包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

1.序号:一份文件为一个序号,从“1”开始;

2.文件编号:文件文号、型号、图号或代字代号;

3.责任者:文件的发文机关或署名者;

4.题名:文件标题,没有标题或标题不能概括文件全部内容的,应自拟标题,外加“[ ]”号;

5.日期:文件的形成时间;

6.页号:卷内每份文件的开始页号,最后一份文件应填写起止页号,如12~15。

7.备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、插入文件等。

(五)填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后,项目包括本卷情况说明、立卷人、审核人和日期。卷内归档文件需要说明的情况:包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等其它需要特别说明的情况。

1.本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;

2.立卷人:由立卷责任制签名。

3.检查人:由案卷质量审核者签名;

4.立卷时间:归档文件整理完毕的年、月、日。

(六)拟写案卷题名

案卷题名一般由责任者、事由、文种组成,要求文字简练,概括准确,能准确揭示文件材料主要内容,一般不超过50个字。

第五条电子档案为各类电子文件脱机载体,包括只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带、硬磁盘等。

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