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档案馆关于启用档案数字化管理系统接收试点单位档案的通知
2015-12-07 12:21 档案馆 

各有关归档单位:

我校档案数字化管理系统经过第一阶段测试,各项功能和归档流程已基本完善,目前档案馆已著录并测试数据10余万条。

为进一步推动档案数字化工作,积累全校推广经验,现启用河南科技大学档案数字化管理系统接收首批试点单位档案,有关事项通知如下

一、首批试点单位名单

党委办公室、校长办公室、各教学学院。

二、首批著录的试点档案

1.党委办公室:中共河南科技大学委员会发文、收文,校党委常委会记录、纪要,党委大事记、年鉴,党委办公室发文、工作信息简报,启用或作废的党委系统印章印模,党委系统各单位年度总结等。

2.校长办公室:河南科技大学发文、收文、请示报告,校长办公会记录、纪要,学校大事记、年鉴,校长办公室发文、工作信息简报,启用或作废的行政系统印章印模,行政系统各单位年度总结等。

3.各学院:普通本专科毕业生个人归档成绩单。

三、系统著录流程

1.查阅试点单位档案管理系统用户名及密码(详见附件1)。

2.登入档案管理系统。

登录办法:进入档案馆主页-点击“河南科技大学档案管理系统”-输入“用户名”- “密码”(首次登录密码:Dag12345 登录后请修改密码)。

3.著录移交档案电子目录。

档案管理系统著录,方法1-常规逐件著录,方法2- excel表导入。

对党委办公室和校长办公室试点单位,档案馆将上门对兼职档案员进行系统录入业务培训和指导。

对各学院试点单位,今年采用excel表导入方法著录普通本专科毕业生个人成绩单。各学院教务员需按照档案文〔2015〕6号要求,以归档班为组件单位,将成绩单归档目录excel电子表发送档案馆邮箱dangan1@haust.edu.cn,档案馆安排专人导入。

4.归档著录时间

档案馆集中审核时间:2015年12月25前。

档案馆联系人:张惠,联系电话:64231497。

档案馆

2015年12月7日

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