校属各单位：

为按时完成今年的归档任务，确保我校党政管理、教学、科研及其他各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体文件材料的齐全、完整，现对校属各单位2009年度文件材料的整理、归档和移交工作通知如下：

一、归档范围和归档时间

1.党群类、行政类、外事类、出版类及各职能业务部门、院、系、所、公司在工作活动中形成的综合管理性文件材料应于6月底前归档。

2.教学类的毕业生材料（成绩、班级合影照）和按教学年度归档的部门形成的材料应于10月底前归档。

3.科研、基建、产品类应在项目验收、竣工验收后两个月内归档。

4.设备类应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档，引进设备在索赔期满后两个月内归档。

5.财会类应在6月底前归档。

6.声像载体材料在完成制作后三个月内归档，照片档案应在工作活动结束后三个月内归档。

7.新校区建设指挥部形成的文件材料按基建项目类整理归档。

二、归档手续：

归档单位向档案馆移交档案需填写“归档文件移交目录”（档案馆主页下载），一式二份，由主管领导、经办人签字并加盖单位公章。档案馆验收合格后签字盖章，一份由档案馆保存，一份由归档单位保存。

档案馆

2010年6月3日