校属各单位：

2012年文件材料归档工作已经开始。为确保我校文件材料归档齐全、完整， 请各单位将2011年度形成的文件按时整理、移交。现将归档工作有关事宜通知如下：

一、归档范围和归档时间

1、党群类、行政类、外事类、出版类及各职能业务部门、院、系、所、公司在工作活动中形成的综合管理性文件材料于6月30日前归档。保管期限为永久及30年的文件材料实行纸质文件、电子文件（光盘形式）双套制归档。

2、毕业生材料（成绩、班级合影照）和按教学年度归档的部门形成的文件材料于12月31日前归档。

3、科研类于项目完成后两个月内归档。

4、基建类于项目竣工后三个月内归档。

5、设备类于设备通过鉴定验收后归档。

6、声像载体材料于制作完成后三个月内归档。

7、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及校际交流中具有保存价值的实物于工作活动结束后三个月内归档。

二、归档程序：

1、各单位将归档文件材料分类整理。

2、填写“归档文件移交目录”（档案馆主页下载），一式二份，由主管领导、兼职档案员签字并加盖单位公章。

3、归档单位向档案馆移交文件材料及“归档文件移交目录”（同时将电子版“归档文件移交目录”发送到dangan@mail.haust.edu.cn），档案馆验收合格后签字盖章，双方保存。

联系电话：文书档案室64231497

科技档案室64231543

档 案 馆

2012年3月16日