为保证我校2014年归档工作顺利进行，档案馆现开始集中接收各单位2013年度产生的各类归档文件材料及历年来尚未移交的档案材料,现将有关事项通知如下：
1.各单位文件材料具体归档范围请参照《河南科技大学档案实体分类办法（征求意见稿）》、《河南科技大学档案归档范围及保管期限表（征求意见稿）》（可在档案馆网页查阅）执行。
2.党群类、行政类、外事类、出版类、教学综合类、实物类、声像类（照片、光盘、视频、音频）载体材料及学校重大活动（如校庆、重要评估）、专题性文件材料等，应于2014年6月底前移交档案馆。
3.毕业生材料（学生成绩单、毕业名册、学位材料、班级合影照等）和按教学年度归档的教学文件材料，应于学生毕业当年的10月底前移交档案馆。
4.科研类(含专利)档案材料由归档单位集中收集,应于5-6月或11-12月集中向档案馆移交。
5.基建类档案材料应在项目竣工后三个月内归档，设备类档案材料应在设备通过鉴定验收后归档，其它类档案归档按相关规定执行。
1.各单位兼职档案员组织本部门有关人员，参照《河南科技大学文件材料整理归档细则（征求意见稿）》及有关规范将应归档文件材料分类、整理、组卷，填写2014版移交目录。
2.移交前，各单位兼职档案员应对移交目录及归档案卷质量进行审查把关。
4.移交目录经档案馆审查合格后，由移交单位打印一式二份，移交人、兼职档案员签字并加盖移交单位公章，移交目录与归档材料一并向档案馆移交。“移交人”由移交单位兼职档案员或专项档案整理立卷人（学校在编正式职工）担任。
5.移交时，交接双方凭移交目录及卷内文件目录等进行仔细清点，档案馆验收合格后办理交接手续。不符合规定要求的，移交人要在期限内改正补交。移交目录确认后，交接双方各保存一份，移交目录电子版发送档案馆邮箱或通过办公OA专用流程发送至档案馆。
1. 根据《高等学校档案管理办法》，我校实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度。各单位档案工作负责人应加强对档案工作的领导，兼职档案员负责组织本单位归档材料的收集、整理、审查、归档工作，保证归档材料完整、准确、系统，符合有关规范和要求。
2. 移交目录以文件形成年度按问题分类填写。文书档案以件为单位归档，填写《河南科技大学归档材料移交目录》（2014版）、归档材料清单、《备考表》。专业档案、科技档案、基建档案以卷为单位立卷归档，填写《河南科技大学案卷移交目录》（2014版）、《卷内文件目录》、《卷内备考表》。
3. 各单位要加强电子文件收集归档力度。我校实行纸质档案材料与电子档案材料“双套制”同步归档制度，各单位要重视做好与纸质档案材料配套的电子文件年度归档工作，电子文件移交要求交光盘一式三套。电子流程文件年度归档时，需打印出纸质发文签、收文签和文件正文，均需加盖主办或承办单位的公章（公章盖在材料左上角）。
4.各单位归档文件材料中如果有涉密材料，应与档案馆涉密人员联系归档事宜。单独填写移交目录，不能与非密文件材料混在一起归档。涉密文件材料归档时应将定密审批材料一并移交归档。
5.自今年起启动档案工作考核机制，定期公布全校各单位归档情况。
2014年5月19日
