历届毕业生合影照片不仅是学校声像档案的重要组成部分，也是学校珍贵的教学档案，是广大校友回望母校的最美好记忆。经普查馆藏，大部分学院（详见附件1）能够按照要求将毕业生合影照片及时移交档案馆，在此予以点赞。但历年均有部分学院（详见附件2）未能及时将毕业生合影照片移交档案馆,以致造成我校档案馆藏历届毕业生集体合影照片归档不全的现状。
为加强我校毕业生集体合影照片档案的规范化管理和配合我校校史馆建设等工作，现对我校2003-2015届毕业生集体合影电子照片进行再收集。现将有关事项通知如下：
2003-2015届研究生、本科、专科毕业生的班级合影照片或专业合影照片电子版等。
1.各学院兼职档案员应积极督促和协助相关辅导员核查本学院历届毕业生合影照片归档情况。因以往归档电子照片数量极少,所以不论以往是否归档，本次均需搜集本单位保存的所有历届毕业生合影电子照片，并填写归档电子文件登记表 （见附件3），全部压缩打包发送至dangan1@haust.edu.cn邮箱。
2.合影照片电子版为JPG格式，文件名统一以“XX学院XX届XX班（专业）毕业生合影照片”方式命名，电子照片本次原则上保持原始像素和尺寸大小，不进行压缩等处理。相对应的文字说明电子稿应同电子照片一并归档。
3.为便于照片规格尺寸统一和减少学院工作量，以往未归档纸质照片的学院，本次不再进行纸质照片补归档工作，仅需将电子照片和归档登记表发送档案馆以上邮箱，由档案馆进行集中冲洗。
2015年11月18日
