各有关归档单位：

我校档案数字化管理系统经过第一阶段测试，各项功能和归档流程已基本完善，目前档案馆已著录并测试数据10余万条。

为进一步推动档案数字化工作，积累全校推广经验，现启用河南科技大学档案数字化管理系统接收首批试点单位档案，有关事项通知如下：

一、首批试点单位名单

党委办公室、校长办公室、各教学学院。

二、首批著录的试点档案

1.党委办公室：中共河南科技大学委员会发文、收文，校党委常委会记录、纪要，党委大事记、年鉴，党委办公室发文、工作信息简报，启用或作废的党委系统印章印模，党委系统各单位年度总结等。

2.校长办公室：河南科技大学发文、收文、请示报告，校长办公会记录、纪要，学校大事记、年鉴，校长办公室发文、工作信息简报，启用或作废的行政系统印章印模，行政系统各单位年度总结等。

3.各学院：普通本专科毕业生个人归档成绩单。

三、系统著录流程

1.查阅试点单位档案管理系统用户名及密码（详见附件1）。

2.登入档案管理系统。

登录办法：进入档案馆主页-点击“河南科技大学档案管理系统”-输入“用户名”- “密码”。

3.著录移交档案电子目录。

档案管理系统著录，方法1-常规逐件著录，方法2- excel表导入。

对党委办公室和校长办公室试点单位，档案馆将上门对兼职档案员进行系统录入业务培训和指导。

对各学院试点单位，今年采用excel表导入方法著录普通本专科毕业生个人成绩单。各学院教务员需按照档案文〔2015〕6号要求，以归档班为组件单位，将成绩单归档目录excel电子表发送档案馆邮箱dangan1@haust.edu.cn，档案馆安排专人导入。

4.归档著录时间

档案馆集中审核时间：2015年12月25前。

档案馆联系人：张惠，联系电话：64231497。

档案馆

附件列表：